こんにちは、中小企業診断士のヒロです。
クラウド会計のfreeeを使ってるんだけれど手入力がメインという方、意外と多いです。
「連携機能とか取引テンプレートとか、もっとラクにできそうな方法がありそうだけど…どうやって使ったらいいのか分からない」
それ、分かります。
「freeeってマニュアルがかなり充実しているけど、逆に言うとマニュアルが多すぎてどれを読んでいいのか分からない」
そんな声、よく聞きます。
「よく分からないけどとりあえずやってみようかなと思ったけれど、これまでの入力が消えたりしないか心配」
そんな声も、よく聞きます。
freeeは使い方次第で「使いやすい」と感じるか、「使いにくい」感じるかのどちらかに別れます。
その理由はどうすれば効率よく使えるのかが分からないからではないでしょうか？
なので、この記事ではfreeeを使っているけれど「もっと効率化できないかな？」「使いやすくならないかな？」と思っているあなたへ、
- 少しでも使いやすく楽にするための方法
- 注意すべきポイント
をまとめました。ここに書いたことをひとつずつ実践していけば、日々の作業がぐっと楽になっていくはず。少しでも使いやすいなと思っていただければうれしいです。
まず、はじめにfreeeを使っていてありがちな使いにくいと感じる部分を整理してみます。ご自身の状況に当てはまるか確認してみてください。
ちなみにfreeeを効率よく使うために最低限知っておくべきことは下記↓の記事にまとめていますので、併せてチェックしてみてくださいね！
freeeの入力、ありがちな使い方と使いにくさ
freeeでありがちな「使いにくさ」や「あるある」、これらを放っておくと、どんどん時間と労力がかかってしまいます。
入力ミスのリスク
手入力している場合、どうしてもミスが起きがちです。
仕訳を間違えると帳簿が狂うだけでなく、税務署からの指摘があったり、後々の修正作業が面倒になったりします。
毎回慎重に入力しようと思っても、急いでいるときに見落としがちなんですよね。
明細チェックの二度手間、三度手間
手入力の場合、銀行明細やクレジットカードの明細を一度確認し、次にそれをfreeeに入力するという二度手間が発生します。さらにそれをチェックしてと手間の上塗り状態です。
何度も同じ情報を見返し入力していくのは、意外と時間がかかるし確実に間違います。そして確定申告時期に苦労することになります。
時間を節約したくてのfreeeなのに、逆に無駄な手間が増えているなと感じる瞬間です。
毎月のルーティンがしんどい
毎月繰り返し行う取引が多いと、その都度手入力するのがかなりの手間に感じます。たとえば、月々の光熱費や仕入れなど、同じ内容の入力がルーチン化しているはず。
そのたびにイチから日付、取引先、勘定科目、金額などの入力をしていると時間と精神的な負担が増えてしまいます。
カード明細がWeb化されていて、どこにあるか分からない
今や多くのクレジットカード明細がオンラインで管理されていますが、どこで確認すればいいのか迷ってしまうことも…。
Web明細を確認するためにログインし、PDFをダウンロードして、それを再度手入力するのも手間がかかる作業。
しっかりと整理されていないと、どこにどんな明細があるのか、分からなくなってしまうんですよね。特に確定申告時期にまとめて入力しようと考えている方は要注意ですよね。
会計ソフトあるあるの状況
銀行明細をプリントアウトしたもの、もしくは通帳を横に置いてひたすら画面に入力。こんな感じで、手入力をしながら銀行明細を確認して、ひとつひとつ仕訳をしている事業者さん、実はまだまだ多いんです。
手作業が増えるとどうしてもこのような作業が必要になりミスも増え、効率がどんどん悪くなってしまいます。
これらの「ありがちな使い方」と「しんどさ」には、ちょっとした工夫で効率化できるポイントがたくさんあります。
次に、そんな問題を解決するためのアドバイスをお伝えします！
freeeをラクにするための機能3選
freeeを使っているのに経理作業がしんどい！と思っている事業者さんに、ちょっとした工夫でかなり楽になる機能をご紹介します。
これらの機能を活用すれば、手間がグッと減り、作業がサクサク進むこと間違いなしです！
銀行・クレジットカードの自動連携
freeeを使っている事業者さんならば知らない方はいないはずの自動連携。でも使っていない事業者さんもたくさんいらっしゃいます。
使い方が良くわからない、設定が良く分からないから仕方なく手入力している、それはもったいないかも知れません。
最初の設定は少しだけ手間ですが、長い目で見れば一度設定さえすれば、銀行やクレジットカードの明細は自動でfreeeに取り込まれます。これだけで毎月の入力作業がかなり楽に！
途中からの切り替えももちろんOKです！
手入力から自動連携に切り替えても、しっかり機能します。次の章で詳細を説明するので、チェックしてみてください！
取引テンプレート機能
毎日、毎週、毎月と繰り返し入力するような取引は、テンプレートにしておくとラクになります。「自動連携」とこれだけやっておけば十分使いやすくなったと実感するはずです！
例えば「定期的な仕入れ」や「毎月の光熱費」など、パターンが決まっているものはテンプレ化しておけば、いちいち取引先やら勘定科目やらを入力する手間が省けますよ。これだけでかなり精神的な疲労が減るはずです。
取引のひな型を作成する（取引テンプレート） [freee公式]
ちなみに「ルール機能」というのもあって、これを使えばもっと効率化できるけれど運用が少し難しいので次のステップで大丈夫です。いや、別にしなくてもいいくらいです（笑）
そんなのもあるんだなくらいに頭の片隅におきつつ、まずは取引テンプレート機能を活用すれば十分使いやすくなりますよ！
スマホアプリでレシート撮影
領収書を撮ってスマホで撮ってfreeeにポイッ！これで登録作業がぐっとラクになります。
ただし…非常に残念なのですがスタータープランでは月に5枚までしかfreeeにアップロードができないので実質利用できないと考えてほうが良いでしょう。
あと、手書きの領収書には注意が必要です。スマホでレシートを撮影して保存するだけなら、かなり効率的ですが、手書きの領収書は認識精度が落ちることがあるので注意が必要です。
【重要】途中から口座連携・クレカ連携に切り替えたらどうなる？
手入力で進めていた取引が、連携を始めることで仕訳が「重複」することがあります。
重複したままだと問題ですので回避する方法を下記↓にまとめておきます。
ステップ1：いつから自動化するか決めよう！
たとえば「2025年4月からは連携にする！」と決め、4月以降の取引から自動連携を開始。3月以前の過去の取引は手入力のままでOKです。
無理に全期間切り替えなくても大丈夫！「これから自動化」ができれば良いんです。それだけのことです！
ステップ2：過去の手入力と連携データがかぶっていないか確認！
連携を開始した時に、もしも重複した取引がある場合はfreeeが「この取引はもうあるんじゃない？」と判別してくれることがあります。ですが、やっぱり人のチェックは必要です。自動チェックだけだとたまに見逃しがあるので、しっかり確認しましょう。手入力と自動連携の境目あたりは特に注意してチェックしたいですね。
取引一覧で「重複チェック」をし、同じ内容の取引があれば削除しておけばOKです。
取引が重複していないかチェックする（重複チェック） [freee公式]
ステップ3：これからは基本「連携→登録」でOK！
一度連携を設定してしまえば、あとは自動で明細が取り込まれ、明細をチェックして登録するだけでOKです！
これでかなりfreeeでの作業が格段に効率化されたはず。
自動化できる部分はどんどん自動化して、面倒な手入力から解放されましょう！
おまけ：自動化をする前にこれだけはチェックしておこう！
自動化によってラクになるとはいえ、ちょっとした落とし穴もあるから切り替え前にこの辺だけは押さえておきたいポイントをあげておきます。
バックアップは絶対にしておく！
取引データや口座明細はCSVで保存しておきましょう。エクスポートしてGoogleドライブ等に保存しておくと安心です。
万が一、データが消えても困らないようにバックアップはしっかり取りましょう！
実際、freeeをさわっていて「え！！もしかしてデータ消しちゃった！？」って焦ることもありますからね。備えあれば憂いなしです！
データのバックアップ（各種エクスポート）を行う [freee公式]
「連携に対応しているか」をチェックしておく
使用している銀行やクレジットカードが連携に対応していない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。
ご自身の金融機関が連携可能か、公式でチェックしておくと安心です。
同期エラー時の対処法を知っておく
自動連携は便利なんですが、たまに連携が止まったりすることもありえます。
その場合は、慌てずに手動更新等で解決できますので、手順を確認しておきましょう！
まあ、時間が経てばうまくいくことがほとんどだと思いますけどね…あくまで念のための備えということで。
まとめ：freeeは「使い倒して真価を発揮する！」
最初は手入力でもOKです。でも、だんだんと「面倒だな」という気持ちが出てくるはずです。そこからちょっとずつでもこの記事で紹介した手順でラクにしていけばfreeeが使いやすくなってくるはずです！
事業されている方は経理業務なんかよりも本業の大切な仕事がきっとあるはずです。だからこそfreeeをもっと効率よく使って、時間を有効に使えるようになっていただければ嬉しいです！
「使いこなす」っていうのは最初の理解やら設定やらが大変ですが先々ラクをするためにここは踏ん張っていきましょう！
コメント