こんにちは、中小企業診断士のヒロです。
クラウド会計ソフトfreee（フリー）は日々の経理作業を効率化し税務申告も簡単にしてくれる便利なツールです。
お忙しい自営業やフリーランスの方々にとっては時間や手間を大幅に省くことができるので、大きな魅力を感じて導入を検討している方も多いはず。
特に税理士さんに頼まずに自分で経理を管理したいという方にとってクラウド会計ソフトは強力な味方です。
しかし意外とやるべきこと、気をつけるべきことが多くて初心者にはちょっとした注意が必要です。
大事なのは事業の経理の基本だけでも理解をしてルールをしっかり決めておくこと。また、口座やカードをきちんと事業用に分けて記帳し必要な経費を正しく計上すること等が大切です。
freee等のツールはあくまで道具であり使い方を間違えると効果は十分に発揮出来ません。
ツールを導入する前に「何のために導入するのか？」「どんな業務のムダを減らしたいのか？」といった目的を明確にすることがとても重要です。
その目的づくりこそ、私たち中小企業診断士の得意分野。ツール導入の前に一度ご相談いただくことで、無駄な遠回りをせずに済むことも多いです。また、記帳のフォローもさせていただけます。
また、税金の実務について不安があれば、税理士さんや税務署、納税協会といった専門家に相談するのがおすすめです。正確な情報をもとに安心して進めていきましょう。
今回は、freeeを導入する際に知っておくべきポイントと、つまずきやすい落とし穴について、実際の事例を交えてわかりやすく解説します！
なお、freeeをすでに導入していてもっと便利な機能を使いたいという方には以下↓の記事も用意しております。併せてご確認ください！
ちなみに「freee」は中小企業でも十分に使える会計ソフトですが、この記事では主に個人事業主やフリーランスの方が導入を検討する際の参考になるような内容を中心にまとめています。
freeeの導入メリット
freeeの一番の魅力は、経理や会計の負担を減らしてくれることです。
特に、銀行口座やクレジットカードとの自動連携が便利で毎月の経費や収入を手軽に管理できます。
仕訳が自動で行われるので、簿記の知識があまりなくても一通りの帳簿がつけられる点も大きなメリットです。
さらに青色申告での65万円控除にも対応していて、税理士さんに頼まずとも自分で申告を完結させることができます。確定申告の時期になると、これがすごく便利だなと実感できますよ。
freeeの導入を成功させる前提条件とは
freeeを導入して効果的に使っていくためには、いくつかの前提条件を整えておくことが大事です。
使い方を間違えたり準備不足で導入してしまうと、せっかくの便利なツールが活かせません。
ここではfreeeを導入するために事前に準備すべきことをチェックリストにしてまとめました。
1. 口座とカードは事業用とプライベート用を分ける
まず最初にやっておきたいのが口座とカードの分け方です。
事業用の口座とプライベート用の口座が混ざっていると、仕訳やデータ連携が非常に煩雑になり後で大変なことになります。
そして最も厄介なのが「事業主貸」「事業主借」という勘定科目が大量に発生してしまうことです。
事業とプライベートの口座が混じると「どれが事業用の支払いなのか」「どれがプライベートの支払いなのか」と区別がつかなくなって、どんどん複雑になっていきます。おそらく確定申告の時期に猛烈に後悔することになります。
場合によっては仕訳ミスや不正確な記帳が積もり、税務署に指摘されてしまうリスクもあります。
口座とカードは事業用とプライベート用を分ける。これにより取引内容がクリアになり帳簿もスムーズに管理できます。
何度も言います！口座とカードは絶対に分ける！
これがfreeeをスムーズに活用する上での鉄則です。
2. 銀行やカードの自動連携ができるかを確認する
freeeの魅力の一つは、銀行口座やクレジットカードとの自動データ連携ができるところです。
ただし、すべての銀行やカードが自動で連携できるわけではありません。
地方銀行や一部のクレジットカードは連携できないことがあるので、事前に自分の利用している金融機関が対応しているか確認しましょう。
連携できない場合は手動入力が必要になるため、その分手間が増えることもあります。
ただ、個人的には件数が極端に多くなければ手動入力でも全然OKだと感じています。
3. 現金商売の場合は取り決めを作っておく
もし現金商売の場合はfreeeを使って記帳するのは少し手間がかかります。
現金取引はデータ連携ができないので、現金の取り扱いや記録のルールをしっかり決めておくことが必要です。
たとえば
- 現金売上の記録の仕方
- 領収書の管理
- 仕訳内容
- どのタイミングで入力するのか
などを事前にルール化しておくと後でスムーズに進みます。この辺りのことはfreeeを導入していなくてもすでにルール化されている場合がほとんどだと思いますが念のため。
「うちは現金だから無理じゃないかな？」と思ってる事業者さん、諦めるのは早いです。実際、私は完全に現金商売の事業者さんにもfreeeを導入した確定申告まできっちり完了していただいています。
現金商売向けfreee運用のコツ：
- 毎日の売上・仕入・経費をルール決めしてすぐ記帳
- 定型的な支出は「自動登録ルール」でスピードアップ
- 現金出納帳をfreeeでしっかり運用（残高合わせ大事）
freeeでは「何にいくら使ったか」「何が残ってるか」がグラフで見える化されるので、現金の流れが視覚的に掴みやすくなりますよ。
ただし、手入力が多くなるので入力ミスは必ず起きると思っておいた方が良いでしょう。伝票日付、金額、勘定科目などを間違えて入力してしまうこともあるでしょう。
なので、可能であれば別の人が入力内容をチェックする。もしくは自分しかいない場合は「当日分を入力後に前日分をチェックする」など、ルール化しておくことが重要になります。
4. パソコン操作に慣れていることが望ましい
「スマホだけでOK」と言われがちですが、実際は初期設定や管理が必要ですのでPCがあった方が圧倒的に便利でしょう。私はスマホだけでfreeeの全機能を使っている方を見たことがありません。
基本的にはパソコンは必須だと考えたほうがいいでしょう。（でも、時代が変わることでこの考えは変わっていくのかも知れませんね。）
ですので、パソコンの操作に不慣れな場合はfreee導入のハードルは高くなってしまうかも知れません。
私自身も、パソコンにほぼ触ったことないという事業者さんに、
- パソコンの導入
- Googleやfreee等の必要なアカウントの作成
- パソコン、Gmail、freee等の操作説明
- 定期的な操作サポート
- 記帳のサポート
- 確定申告時の操作サポート
までのすべてをフォローしたことがあるのですが正直なところ結構大変でした。
「定期的なサポートを求めるのならば税理士さんとの契約をした方が良いのでは？」と提案させていただいたのですが、事業者さまにて完結したいという強い意思がありましたのでサポートさせていただいた次第です。
特に初期設定やレポート作成時、確定申告時に迷ってしまうこともあるのでスムーズに作業を進めるためにも事前にパソコン操作に慣れていることが成功の鍵になります。
でも、諦めないでください。パソコン操作が苦手な場合であってもサポートをしてくれる人を見つけるか、時間をかけて慣れればきっと大丈夫なはずです。
ちなみにもしパソコンに不慣れな方をサポートされる方がこの記事を見ていたら、下記のポイントは抑えた上でサポートをしてほしいです。
パソコンに不慣れな事業者がfreeeを導入する際のポイント
- 操作の流れをテンプレート化して毎回同じ動線となるように説明する
- メニューは必要最低限だけ使ってもらう形にする
- freee以外の書き出し・印刷・ファイル管理もサポートする必要がある
- 出来るだけ早くに操作に慣れてもらえるように導入当初は時間を掛けて伴走サポートする
とにかく一つずつ進めていけばどうにかなるものです。諦めずに一歩前に進もうとしているあなたを私は応援しています！
5. 基本的な会計の知識を事前に理解しておく
freeeは確かに簡単に使えるツールですが、会計や仕訳の基本的な知識があるとよりスムーズに使えます。
特に仕訳が自動化されていてもどのように分類されているのかを理解しておくと自分の事業に合った設定や分析ができます。逆に基本的な知識がないと仕訳の間違い等に気付けませんので少し不安が残りますよね。
仕訳や勘定科目の使い方をある程度理解していないと最初はどうしても手間取ることがあります。
freee動画レッスンを見たり、会計の基礎を軽く勉強するなどで、freeeの利便性を最大限に活かすことができます。
青色申告、ちゃんと65万控除できてる？
freeeを使っていると、青色申告の65万円控除が受けられると思っている方が多いですが、実際には必要な手続きや条件を満たしていないと控除が適用されない場合があります。
青色申告承認申請書を税務署に提出しているか、e-Taxの申告を忘れていないかなど、細かい手続きに気をつけることが必要です。
特にfreeeでの初回の確定申告の際はe-Taxでの申告完了後に「間違いなく65万円控除が受けられる」ということを確認してください。
もしこれらの手続きを忘れたり確認を怠ったことで、せっかくfreeeで帳簿が整えても控除が受けられなくなってしまいます。もしそんなことになったら1年間がんばったのにガックリきますよね…
65万円控除が受けられたなと確認ができて安心できるまで、気を抜かずに確定申告を進めましょう。
まとめ：freeeは万能ではないけど、使い方次第で最強ツールになる！
freeeは、確かに便利なツールですが、万能ではありません。しっかり使いこなすためには、事前準備や使い方をきちんと理解することが大切です。
口座の分け方やデータ連携、現金商売のルール作りなど、基本的なところをしっかり押さえておけば、freeeは確実に強力な味方になってくれます。
何でも最初は慣れるまでが大変ですが、使い方次第で事業の経理業務が格段に楽になり効率化できること間違いなし！
青色申告の65万円控除も比較的カンタンに受けられますしね！
導入を考えている方は、ぜひこの記事のポイントを参考にしてfreeeを賢く活用してくださいね。
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